کارآموزی در شركت محصولات كاغذی لطیف

مقدمه :
كلیه داراییهای یك واحد تجاری - تولیدی دارای ارزش اقتصادی است و حصول اطمینان از به كارگیری آن طبق هدفهای تعیین شده ، نیازمند طرح ریزی می باشد . مثلاً مهندسین تولید برای استفاده موثر از تسهیلات تولید ، برای كلیه فعالیتهای تولیدی به دقت برنامه ریزی می كنند . یا مدیران سیستم ضوابط عملیاتی را به نحوی تنظیم می كنند كه حداكثر استفاده را از سیستم كامپیوتر به عمل آورند و از هر گونه استفاده نابجا از این سیستم جلوگیری نمایند . برخی از داراییها به علت ماهیت یا اهمیت آن مستلزم بذل توجه و اعمال دقت بیشتر مدیریت است . موجودیها ، دارایی دیگری است كه نیازمند توجه دقیق مدیریت واحدهای تجاری - تولیدی می باشد .
موجودیها دو ویژگی مهم دارد كه این ویژگیها ، بذل توجه خاص و همچنین طرح‌ریزی آن را الزامی می كند . ویژگی اول ، صرف مقدار متنابهی از منابع واحدهای تجاری - تولیدی در موجودیهاست . ویژگی دوم ، گردش موجودیهاست كه برخلاف داراییهای غیرجاری به طور مداوم مصرف و مجدداً جایگزین می گردد .

فصل اول
تاریخچه شركت محصولات كاغذی لطیف
 
شركت محصولات كاغذی لطیف در تاریخ 7/3/1364 تأسیس و عملیات اجرایی خود را در اواخر سال 1370 در شهر صنعتی هشتگرد در زمینی به مساحت 65 هزار متر مربع و زیربنای حدود 30 هزار متر مربع و با ظرفیت 15000 تن كاغذ با گراماژ پایین آغاز نمود. و پس از گذشت حدود 5/2 سال در نیمه اول سال 1373 بهره برداری از آن آغاز گردید.
ماشین آلات در چهارچوب قرارداد همكاری فنی و اقتصادی ایران و اتریش با استفاده از ارز فاینانس از شركت فویت خریداری گردیده و اعتبار آن در تاریخ 5/1/1370 در بانك تجارت گشایش یافته است.
لطیف اولین كارخانه دارای واحد جوهر زدایی (Dinking) در صنایع كاغذ سازی ایران می باشد و قادر است روزنه 60 تن كاغذ باطله را جوهر زدائی نموده و به صورت خمیر اولیه تبدیل و از محل این خمیر انواع محصولات را تهیه نماید.
كارخانه كاغذسازی لطیف با بهره گیری از سیستم پیشرفته PLC، با دارا بودن دو مركزیت كنترل در سالن كاغذ و سالن جوهر زدایی با بیشترین راندمان نسبت به كنترل تجهیزات كارخانه اقدام نماید. ماشین كاغذ توان تولید انواع كاغذهای بهداشتی و صنعتی را از گراماژ 14 تا 45 گرم بر متر مربع دارا می باشد. تمام كنترل آن به وسیله سیستم PLC انجام گرفته و سیستم پرس آن از دو غلتك پرس جهت آبگیری و صافی كاغذ تشكیل شده و قسمت خشك كننده آن از یك غلتك به قطر 4000 میلی متر از طریق داخل بوسیه بخار گرم و از قسمت بیرون به وسیله هوای گرم كاغذ را خشك می كند. بعد از این مرحله سیستم اتوماتیك اندازه گیری قرار دارد كه وزن و رطوبت و ضخامت كاغذ را اندازه گیری نموده و تمام اطلاعات را به وسیله چاپگر موجود در اطاق كنترل می دهد.
انواع محصولات شركت به شرح زیر می باشد.

ردیف    نوع    ظرفیت در 24 ساعت (به تن)
1    دستمال كاغذی    60
2    حوله كاغذی    60
3    كاغذ بسته بندی میوه    45
4    نسخه دوم ماشین تحریر    50
مشخصات ماشین كاغذ:
1-نوع ماشین:ماشین كاغذ با گراماژ پایین
2-ماشین كاغذ از نوع دیوفوری
3-عرض ماشین 3000 میلی متر
4-عرض كاغذ بدون برش 2760 میلی متر
5-عرض كاغذ مفید 2700 میلی متر
6-سرعت طراحی شده برای ماشین 1400 متر در دقیقه
7-سرعت كار ماشین 1006 متر در دقیقه
8-قطر سیلندر MG4000 میلی متر
شركت محصلوات كاغذی لطیف از چندین انبار تشكیل شده است.
1-انبار مواد اولیه
2-انبار محصول
3-انبار مواد شیمیایی
4-انبار قطعات فنی
انبار مواد اولیه:كلیه مواد اولیه وخام در این محل جمع آوری شده پس از بررسی و تأیید در جایگاه های مخصوص بسته بندی شده و آماده برای برنامه ریزی تولید می‌باشند.
2-انبار محصول:كلیه محصولات تولید شده در هر روز در انبار محصول چیده و طبقه‌بندی می شوند تا با حواله فروش محصولات بر اساس نوع تولید و درخواست مشتری از انبار خارج شود.

3-انبار مواد شیمیایی:كلیه مواد شیمیایی موجود در شركت جهت رفع نیارهای
واحدها در انبار فوق جمع آوری و طبقه بندی شده و بر اساس نیاز واحدها و با ارائه برگ درخواست به واحد ها ارسال می شود .
4-انبار قطعات فنی:كلیه قطعات و ملزومات مربوطه به واحدهای تولیدی
خدماتی- اداری و قطعات به ماشین آلات در انبار قطعات موجود می باشد كه این اقلام مصرفی و یا سرمایه ای است. این اقلام بر طبق سیكلی از انبار خارج شده و مجدداً هم اجناس جایگزین وارد انبار می شود.
كلیه مراحل ورود و خروج و كنترل اقلام توسط پرسنل انجام شده و توسط واحد برنامه ریزی میزان موجودی كنترل و نسبت به جایگزین آن اقدامات لازم صورت گردد.

فصل دوم :
سیستم كنترل انبار (نظام نظارت بر انبار)
 
1-2- كارت كنترل كالا:در گذشته برای كنترل عملیات ورود و خروج كالاها در انبار و رسیدگی به حسابها و كترل موجودی انبار از دفاتر استفاده می كردند ولی در گذر زمان كنترل كالا جایگزین مناسبی برای دفاتر شده است. و امروزه كامپیوتر جایگزین كارت كنترل كالا گردیده است. كارت كنترل كالا به شكل مقوای چهارگوش و متحرك می باشد كارت كنترل كالا جهت ثبت كلیه نقل و انتقالات موجودیها در انبار به كار می‌رود و برای هر قلم كالای موجود در انبار یك كارت انبار صادر می شود كه حكم شناسنامه برای كالا را دارد این كارت توسط انباردار تنظیم می شود. كارتهای كنترل بر مبنای ضوابط طبقه بندی كالاها در انبار شماره گذاری و تنظیم می شوند. بدین ترتیب در هر زمان می توان به وسیله كارتهای كنترل كالا اطلاعات لازم را در مورد میزان ورود و خروج و موجودی كالا بدست آورد. این كار سبب تسهیل در امر كنترل و تحویل اجناس می شود. اطلاعات موجود در كارت كنترل كالا عبارتند از:شرح كالا- كد كالا- نشانی كالا- حداقل موجودی- حداكثر موجودی- واحد كالا- حد سفارش.

2-2- انواع كاردكس
اصولاً چندین نوع كاردكس وجود دارد. كه عبارتند از كاردكس جعبه ای یا برگردان كه
در این نوع كاردكس كارتها در جعبه ای فلزی یا چوبی نگهداری می شوند.
كاردكس سینی یا كشویی كه به صورت كشوهای خارجی در فایلهای قرار دارند.
كاردكس گردان یا كاردكس چرخان كه كارتها بر روی صفحاتی در طول یك میله عمودی نصب شده و قابل چرخش است به كاردكس گردان لایندكس نیز
می‌گویند.

3-2- كارت حساب انبار
این كارت همانند كارت انبار است ولی در واحد حسابداری صنعتی كه به همان صورت كه انباردار وضعیت ورود و خروج كالا را در كارت انبار ثبت می كند همان اعمال هم در حسابداری صنعتی بر روی كارت حساب انبار انجام می شود.
با این تفاوت كه در آن ستون قیمت (مبلغ نیز وجود دارد) ولی در حال حاضر اصولاً از سیستم پیشرفته كامپیوتر در ورود و خروج و حساب كالا در شركتهای تولیدی استفاده می شود.

4-2- دفتر راهنمایی اقلام انبار
دفتر راهنمای اقلام انبار دفتری است كه مورد استفاده انبار داران مأمورین خرید و
واحد حسابداری می باشد.
دفتر راهنمای انبار حاوی مطالب زیر است
1-نام و مشخصات كالا2-واحد مصرفی
3-شماره كالا
فصل سوم :
فرمهای مورد نیاز در نظام تداركات
 
1-3 تعریف :
اصولاً فرم وسیله ای برای مستند كردن عملیات، جمع آوری و تبادل اطلاعات بین قسمتهای سازمان است.

2-3-فرمهای اصلی در نظام تداركات :
فرمهای اصلی در نظام تداركات عبارتند از رسید انبار- حواله انبار- درخواست كالا یا درخواست جنس از انبار درخواست خرید  سفارش خرید.

3-3-رسید انبار:
رسید انبار یكی از متداولترین و مهمترین فرمهای انبار به شمار می‌آید.
فرم رسید انبار پس از دریافت كالا توسط انباردار تكمیل می شود و به امضای مسئولین مربوطه می رسد این فرم سند تحویل كالا به انبار است. این فرم در چهار نسخه است و به ترتیب زیر توزیع می شود.
الف:یك نسخه جهت انجام عملیات مالی لازم با انضمام سایر مدارك به واحد حسابداری صنعتی ارسال می شود.
ب:یك نسخه به واحد خرید فرستاده شده و در بایگانی واحد خرید نگه داری
می‌شود.
ج:یك نسخه به قسمت ثبت و صدور كاردكس مركزی فرستاده و در آنجا ثبت و عمل
می شود.
د:یك نسخه پس از ثبت در كاردكس مركزی در بایگانی انبار قرار می گیرد.

4-3- حواله انبار :
با توجه به ارزش موجودیهای انبار لازم است هنگام صدور كالا از انبار كنترل دقیقی به عمل آید این فرم در صورت وجود كالای درخواست شده هنگام تحویل آن به متقاضی (هنگام خروج كالا از انبار) پس از تكمیل و امضاء یا توسط انباردار و مقام مسئول انبار و سایر مقامات مربوطه به عنوان سند رسمی جهت خروج كالا از انبار محسوب می شود. فرم حواله انبار نیز در چهار نسخه تهیه و توزیع می‌شود سفید
1- حسابداری صنعتی 2-سبز واحد ثبت و صدور (كاردكس مركزی) 3- انبار
4- درخواست كننده

5-3- درخواست كالا یا درخواست جنس از انبار :
این فرم برای دریافت كالا از انبار مورد استفاده قرار می گیرد و واحد متقاضی یا
درخواست كننده آن را تكمیل می كند فرم درخواست كالا پس از تكمیل و تأیید مقامات مسئول در فرمی 2 نسخه ای توزیع می شود.
الف- یك نسخه به واحد انبار فرستاده می شود و واحد انبار در صورت وجود كالا به درخواست كالا ترتیب اثر می دهد.
ب-یك نسخه از این فرم به واحد درخواست كننده ارجاع شده جهت بایگانی.

6-3- درخواست خرید خدمت :
در صورت موجود بدون كالا در انبار یا رسیدن میزان موجودی كالا در انبار به نقطه سفارش این فرم توسط واحد درخواست كننده تكمیل و به واحد برنامه ریزی تحویل می شود و واحد برنامه ریزی اقدامات لازم را انجام می دهد سپس واحد تداركات پس از دریافت درخواست و هماهنگی با كمیته ساخت نسبت به انجام كار اقدام می كند سپس واحد مالی نسبت به پرداخت هزینه های مربوطه اقدام نموده و نسخه واحد برنامه ریزی پس از پرداخت به آن واحد ارسال می نماید. كه این فرم در چهار نسخه توزیع می شود.


7-3- سفارش خرید :
این فرم برای عقد قرارداد به فروشنده كالای مورد نظر در واحد خرید تنظیم و تكمیل می شود و به عنوان مجوز حكم خرید كالا توسط كارپرداز است. فرم سفارش خرید برای هربار خرید باید تهیه و تنظیم شود این فرم در اكثر موارد به دنبال برگ درخواست خرید تهیه و تكمیل می شود.
 
فصل چهارم :
طراحی نظام اطلاعاتی برای انبار
 
1-4- تعریف ماهیت نظام اطلاعاتی انبار
نظامهای اطلاعاتی در كارخانجات تولیدی بیشتر در زمینه های برنامه ریزی و كنترل تولید، برنامه ریزی و كنترل مواد، كنترل كیفیت، تعمیرات و نگهداری، انبار و انبارداری مطرح می باشند. به عبارت دیگر نظام اطلاعاتی انبار ایجاد روشهای منظم و منطقی در انبار برای انتقال اطلاعات، اعمال كنترلهای لازم، ورود و خروج كالا از انبار و حصول اطمینان از اجرای كارهای انبار به طور صحیح و طبق برنامه از پیش تعیین شده می‌باشد .

2-4- نتایج حاصله از استقرار نظام صحیح اطلاعاتی برای انبار
نتایج حاصله از استقرار نظام صحیح اطلاعاتی عبارتند از:
1-ایجاد رابطه بهتر در واحدهای مرتبط برای تبدیل اطلاعات
2- تسریع عملكرد واحدهای مختلف به كمك طرح فرمهای مناسب و مورد نیاز برای نگهداری حساب موجودیهای انبار
3- ایجاد نظارت بهتر و مؤثر تر و دقیقتر از نظر مقداری و ریالی
4-كمك به شناسایی بهتر كالاهای موجود در انبار
5-سفارش به موقع كالا به میزان مورد نیاز
6-افزایش اطلاعات مدیریت از میزان كالاهای موجود در انبار
7-نگهداری اطلاعات به روز درامده از وضع موجودیهای انبار و دادن اطلاعات دقیق و صحیح از آنها به بخشهای مختلف سازمان