طراحی اتوماسیون اداری

فهرست مندرجات
1- مقدمه    1
2- تعریف پروژه    2
3- اهداف پروژه    2
4- مراحل انجام كار    2
1-4- انتخاب نرم‏افزار    3
2-4- تشكیل كمیته راهبری    3
3-4- شناخت و برنامه‏ریزی    4
4-4- برنامه زمان‏بندی سیستم اتوماسیون اداری    6
5-4- آموزش    7
6-4- نصب و راه‏اندازی    7
7-4-پشتیبانی    8
5- اقدامات انجام شده (درصد پیشرفت)    9

6- پیوست‏ها
پیوست 1- گزارش ارزیابی نرم‏افزارها
پیوست 2- گزارش برنامه اجرایی
پیوست3- راهنمای كاربران - دبیر
پیوست4- راهنمای كاربران - مدیر
 
1- مقدمه
استفاده مناسب از فناوری‏های نوین و به خصوص امكانات فراهم‏ آمده در زمینه فناوری اطلاعات می‏تواند هر سازمانی را دچار تحول سازد.
استقرار سیستم اتوماسیون اداری و حذف مكاتبات كاغذی در حد ممكن نیز از جمله مواردی است كه نه تنها می‏تواند باعث ارتقاء به سطح فرهنگ سازمانی گردد، بلكه به میزان قابل توجهی بهره‏وری كاركنان و مدیران را نیز افزایش دهد. خوشبختانه نصب و راه‏اندازی سیستم اتوماسیون اداری در وزارت صنایع و معادن با سرعت مناسبی در جریان می‏باشد و علاوه بر دبیرخانه‏های مركزی، دبیرخانه فرعی در كلیه معاونت‌ها تشكیل گردیده است و در سایربخش‌ها معاونت دیگر نیز در دست اقدام می‏باشد. حدود 176 نفر از كاركنان مرتبط با سیستم اتوماسیون در سطوح مختلف آموزش دیده‎‏اند و غالباً در حال بكارگیری سیستم می‏باشند. حدود 110 دستگاه PC جدید توزیع گردیده و روی 38 دستگاه موجود نیز سیستم اتوماسیون اداری نصب گردیده و در حال بهره‏برداری می‏باشد. با توجه به پشتیبانی مدیران محترم وزارتخانه از سیستم اتوماسیون اداری می‎توان امیدوار بود كه در آینده نزدیك گردش‏نامه‏ها در وزارتخانه در حد بالایی با استفاده از سیستم مكانیزه اتوماسیون اداری انجام پذیرد.
2- تعریف پروژه
انتخاب، تأمین و راه‏اندازی سیستم رایانه‏ای دبیرخانه، بایگانی و پیگیری در سطح ستاد وزارت صنایع و معادن

3- اهداف پروژه
پروژه اهدافی تحت عناوین زیر را دنبال می‏نماید :
•    شناسایی نرم‏افزارهای موجود در داخل كشور در زمینه اتوماسیون اداری
•    پیشنهاد مناسب‏ترین نرم‏افزار جهت بكارگیری در ستاد وزارت صنایع و معادن
•    تأمین نرم‏افزار
•    نصب و راه‏اندازی سیستم اتوماسیون اداری
•    پشتیبانی

    راه‏اندازی سیستم اتوماسیون اداری دارای نتایجی تحت عناوین زیر می‏باشد.
•    سامان یافتن امور دبیرخانه و بایگانی
•    افزایش سرعت و دقت در گردش مكاتبات
•    كاهش حجم بایگانی
•    كاهش میزان حجم جابجایی كاغذ در مكاتبات
•    امكان پیگیری موارد و تهیه گزارشات آماری

4- مراحل انجام كار
برای انجام پروژه مراحلی تحت عناوین زیر مطرح گردیده است :
1-4- انتخاب نرم‏افزار
2-4- تشكیل كمیته راهبری
3-4- شناخت و برنامه‏ریزی
4-4- برنامه زمان‌بندی سیستم اتوماسیون اداری
5-4- آموزش
6-4- نصب و راه‏اندازی
7-4- پشتیبانی
در ادامه توضیح مختصری از مراحل انجام كار ارائه می‏شود.
1-4- انتخاب نرم‏افزار
برای تدارك نرم‏افزار مناسب اتوماسیون اداری فعالیت‏های زیر انجام شده است :
•    شناسایی وضعیت موجود وزارت صنایع و معادن در زمینه اتوماسیون اداری
•    تعیین نیازهای وزارت صنایع و معادن در زمینه اتوماسیون اداری
•    شناسایی نرم‏افزارهای اتوماسیون اداری موجود در بازار ایران و تعیین نرم‏افزارهای كاندید
•    تعیین شاخص‏های ضروری جهت ارزیابی نرم‏افزارهای كاندید و امتیازدهی آنها
•    ارزیابی نرم‏افزار كاندید
•    نتیجه‏گیری و گزینش سه نرم‏افزار برتر
•    انتخاب نهایی نرم‏افزار مورد نظر
این مرحله از پروژه به صورت كامل انجام گردیده و نرم‏افزار مورد نظر انتخاب شده و با شركت مربوطه قرارداد منعقد شده است.

2-4- تشكیل كمیته راهبری
اعضای كمیته راهبری در اردیبهشت ماه 81 مشخص گردیدند و به اعضاء ابلاغ شد، اولین جلسه كمیته راهبری در تاریخ 8/3/81 با شركت اعضاء برگزار گردید و در مجموع پنج جلسه كمیته برگزار گردیده است. كمیته راهبری از افراد زیر تشكیل گردیده است :
•    معاونت اداری و مالی
•    نماینده معاونت شورای فناوری اطلاعات
•    نماینده معاونت برنامه‏ریزی، توسعه و فناوری
•    مدیر كل امور اداری
•    مدیر كل تشكیلات و بودجه
•    شركت ناظر
•    گروه توسعه و پشتیبانی شبكه
•    نماینده واحدی كه نرم‏افزار در حال نصب در آن می‏باشد.

مواردی كه در كمیته راهبری مورد بررسی و بحث قرار گرفته است تحت عناوین زیر می‏باشد :
•    تأمین سخت‏افزار مورد نیاز برای راه‏اندازی سیستم
•    تخصیص مكان برای دبیرخانه متمركز معاونت
•    موانع موجود در زمینه نصب و راه‏اندازی سیستم
•    پیشرفت پروژه و كارهای در دست اقدام
•    موانع موجود در زمینه آموزش كاركنان مرتبط با سیستم
•    محدودیت‏های موجود در زمینه تداركات
•    اولویت‏بندی انجام كار اتوماسیون

3-4- شناخت و برنامه‏ریزی
برای انتخاب نرم‏افزار مناسب و شناسایی محیط از نقطه نظر سخت‏افزار، نرم‏افزارهای دبیرخانه موجود، محل‏های استقرار سیستم و نیازهای مرحله نصب و راه‏اندازی فعالیت‏هایی تحت عناوین زیر انجام گردیده است :
•    شناخت اولیه برای انتخاب نرم‎افزار اتوماسیون اداری مناسب
•    شناخت وزارتخانه برای برآورد نیازهای مرحله نصب و راه‎اندازی
•    شناخت هر معاونت جهت نصب سیستم

همان طور كه مشاهده می‏شود برای انجام كار مطالعه و شناخت سازمانی در سطوح مختلفی انجام گردیده است. در اولین سطح، شناسایی اجمالی وزارتخانه از نقطه‏ نظر امكانات موجود اتوماسیون اداری و تعیین نیازهای وزارت صنایع و معادن در زمینه اتوماسیون اداری، امكان‏سنجی پیاده‏سازی سیستم مورد نظر بوده است. در مرحله بعدی وزارتخانه از نظر سخت‏افزارهای موجود، ساختار سازمانی، شیوه‏های استقرار سیستم، موانع و مشكلات پیش‏روی پروژه مورد بررسی قرار گرفته و نیازهای مورد نظر اعلام گردیده است. در مرحله نصب و راه‏اندازی سیستم‏ هر یك از معاونت‏ها كه برای نصب و راه‏اندازی سیستم در نظر گرفته شده است از نقطه نظر گردش‏كار، شیوه‏های ثبت نامه‏ها، تعداد پرسنل مرتبط با كار دبیرخانه، حجم نامه‏های وارده و صادره بررسی شده و نیازهای سخت‏افزاری، نرم‏افزاری، آموزش مورد نیاز مشخص گردیده است. مرحله شناخت در حال حاضر به صورت كامل انجام پذیرفته و نیازهای مرحله مدون گردیده است.

در زمینه برنامه‏ریزی مراحلی تحت عناوین زیر انجام گردیده است :
•    شناسایی فعالیت‏های مرحله نصب و راه‏اندازی
•    تهیه و تدوین برنامه زمان‏بندی
•    تهیه برنامه آموزش
•    تهیه برنامه نصب و راه‏اندازی

فعالیت‏های شناسایی شده برای انجام پروژه به شرح زیر می‏باشد :
•    مقدمات انجام كار
•    تهیه برنامه آموزش
•    تهیه برنامه نصب
•    اعلام امكانات مورد نیاز آموزش
•    شناخت از نقطه نصب
•    شناسایی افراد برای آموزش در نقطه نصب
•    آموزش در نقطه نصب
•    اعلام موارد نیاز در نقطه نصب
•    تعریف پارامترها در نقطه نصب
•    نصب سیستم

براساس فعالیت‏های شناسایی شده برنامه زمان‏بندی تنظیم و برای انجام كار برنامه آموزش و برنامه نصب و راه‏اندازی تهیه گردیده است.

5-4- آموزش
برای آموزش كاركنان، ارائه آموزش در چهار سطح زیر در نظر گرفته شده است :
•    اعضای دبیرخانه
•    معاونین و مدیران كل
•    مسئولین دفاتر
•    رؤسای ادارات

تعداد ساعات آموزش برای اعضای دبیرخانه 6 ساعت و برای سایر افراد 4 ساعت در نظر گرفته شده است. آموزش معاونین و مدیران كل به صورت حضوری و سایر افراد در كلاس انجام می‏پذیرد. علاوه بر آموزش سیستم، راهنمای استفاده كنندگان سیستم و گردش‏كار مكاتبات اداری با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری تهیه شده است. آموزش‏های انجام شده به صورت زیر می‏باشد :

دبیرخانه مركزی 1 و 2    14
دبیرخانه معاونت اداری و مالی    6
دبیرخانه معاونت برنامه‏ریزی    8
مسئولین دفاتر در معاونت اداری و مالی    8
رؤسای ادارات در معاونت اداری و مالی    12
دبیرخانه معاونت اقتصادی    6
دبیرخانه معاونت تولید – مجلس – معادن    14
مسئولین دفاتر و رؤسای ادارات در معاونت تولید    25
مسئولین دفاتر و رؤسای ادارات در معاونت اقتصادی    16
معاونین و مدیران كل    2
جمع    111 نفر


6-4- نصب و راه‏اندازی
سیستم اتوماسیون اداری به عنوان اولین گام در دبیرخانه مركزی ساختمان شماره یك و دو نصب گردیده است و در حال حاضر دبیرخانه‎های مركزی نامه‏ها را از طریق سیستم جدید شماره و ثبت می‎نمایند. علاوه بر این نامه‏ها Scan شده و تصویر نامه‏ها در سیستم موجود می‏باشد و معاونت‏ها با توجه سطح دسترسی می‏توانند نامه‏های مورد نظر را ملاحظه نمایند. از آنجائی‏كه نصب سیستم در معاونت‏ها تا سطح مدیران كل انجام گردیده است، گردش نامه‎ها به صورت دستی و ثبت آنها به صورت مكانیزه انجام می‏پذیرد. پس از نصب سیستم برای رؤسای ادارات و كارشناسان امكان گردش نامه‏ها به صورت مكانیزه فراهم می‏گردد. درحال حاضر در معاونت‏های اداری و مالی، اقتصادی و امور بین‏الملل و معاونت برنامه‏ریزی، توسعه و فناوری دبیرخانه فرعی معاونت شكل گرفته است و ورود و خروج نامه به / از معاونت در سیستم ثبت می‏گردد. معاونت تولید، مجلس و امور معادن در دست اقدام بوده و به زودی دبیرخانه این معاونت‏ها نیز به صورت متمركز تشكیل می‏گردد. در مرحله بعدی نصب سیستم برای رؤسای ادارات انجام پذیرفته و نامه می‎تواند به صورت مكانیزه در سیستم گردش نماید. بدیهی است كه برای گردش كامل نامه به صورت مكانیزه كارشناسان نیز بایستی دارای سیستم شوند. نصب و راه‏اندازی سیستم در اولین مرحله تا سطح مدیران كل انجام شده و سپس به رؤسای ادارات تسری می‏یابد.
در معاونت‏هایی كه سیستم راه‏اندازی شده است، نامه‏ها تا سطح معاونین و مدیران كل قابل دسترسی می‏باشد
.
7-4- پشتیبانی
در زمینه پشتیبانی از سیستم فعالیت‏های زیر در جریان می‏باشد :
•    نظارت بر حسن اجرای سیستم در دبیرخانه مركزی
•    نظارت بر حسن اجرای سیستم در دبیرخانه معاونت‏ها
•    رفع مشكلات موجود حین انجام كار
•    انجام هماهنگی‏های لازم در مورد اشكالات سخت‏افزاری

پشتیبانی از اولین نصب سیستم در وزارتخانه شروع شده است و به مدت یك سال نیز تداوم خواهد داشت.
 
5- اقدامات انجام شده (درصد پیشرفت)

انتخاب نرم‏افزار    100%
عقد قرارداد با شركت مورد نظر    100%
تشكیل كمیته راهبری     100%
شناخت و برنامه‏ریزی    100%
آموزش    80%
نصب و راه‏اندازی سیستم    70%
پشتیبانی    30%

لازم به ذكر است كه با توجه به رفع موانع و كاهش تنگناها در زمینه سخت‏افزار و تدارك نیازها درصدهای باقی‏مانده از آموزش و نصب و راه‏اندازی با سرعت بیشتری نسبت به اوایل پروژه انجام پذیرد. به عنوان مثال می‏توان به شكل‏گیری دبیرخانه فرعی در سه معاونت باقی‏مانده اشاره نمود كه انتظار می‏رود طی دو هفته آتی انجام پذیرد. در ادامه برنامه زمان‏بندی نصب و راه‏اندازی سیستم اتوماسیون اداری ارائه شده است.

پیوست 1
گزارش ارزیابی نرم ‌افزارها
         
فهرست مندرجات

1- مقدمه     1
2- وضعیت موجود    3
1-2- سیستم كامپیوتری مستقر در بایگانی (دبیرخانه)    4
2-2- سیستم مكانیزه مكاتبات دفتری (دبیرخانه) مستقر در دفتر وزارتی    4
3-2- سیستم تهیه شده برای وزارت معادن و فلزات (سابق)    5
4-2- شبكه‏های داخلی وزارت صنایع و معادن    5
3 – چگونگی گزینش نرم‏افزار مناسب    8
1-3- مفروضات    9
2-3- تعیین نیازها    10
3-3- شناسایی نرم‏افزارهای اتوماسیون اداری موجود در بازار ایران    10
4-3- تعیین پارامترهای ضروری جهت نرم‏افزارهای كاندید    10
5-3- ارزیابی نرم‏افزارهای كاندید    11
6-3- گزینش    14
4 – نتیجه‏گیری    23

1- مقدمه
    با پیشرفت سریع فناوری اطلاعات، هر روز امكانات وسیعتری در اختیار سازمانها قرار می‏گیرد تا ساده‏تر،   با سرعت بیشتر و با بهره‏وری بالاتری به انجام وظایف محوله، و ارائه خدمات بپردازند.
از جمله امكانات فراهم شده، استفاده از فناوری نوین در زمینه اتوماسیون اداری و گردش مكاتبات داخلی و خارجی سازمانها است كه سهم به سزایی در سرعت بخشیدن به روند اجرای كارها دارد و به نحو قابل توجهی موجب سهولت ارتباط سازمانها با مراجعان و سازمانهای دیگر می‏گردد.
شورای فناوری اطلاعات وزارت صنایع و معادن كه پس از ادغام دو وزارتخانه جهت سازماندهی به امور انفورماتیك ایجاد شده است، با توجه به اهمیتی كه استقرار یك سیستم اتوماسیون اداری و دبیرخانه مناسب در افزایش میزان بهره‏وری، تسریع در زمان انجام كار، تسهیل در پی‏گیری امور و مكاتبات می‏تواند داشته باشد، گزینش سیستم اتوماسیون اداری و راه‏اندازی آن را از جمله اقداماتی  تشخیص داده است كه دارای الویتی بالا هستند. (گزارش اولیه بررسی‏های این كار در پیوست یك آمده است)
به همین منظور پروژه‏ای تحت عنوان “اتوماسیون اداری (دبیرخانه و بایگانی) ” تعریف شده و اجرای آن به شركت  مهندسی سیستم یاس محول گردیده است.
هدف از انجام این پروژه شناسایی كلیه نرم‏افزارهای قابل قبول و موجود در كشور در زمینه اتوماسیون اداری، ارزیابی و پیشنهاد مناسبترین آنها جهت بكارگیری در وزارت صنایع و معادن می‏باشد، به نحوی كه   با در نظر گرفتن جمیع جوانب، نرم‏افزار پیشنهادی به بهترین شكل ممكن پاسخگوی نیازهای فعلی و آتی این وزارتخانه در زمینه اتوماسیون اداری و ساماندهی به امور بایگانی باشد.

2- وضعیت موجود
1-2- سیستم كامپیوتری مستقر در بایگانی (دبیرخانه)
در حال حاضر كلیه نامه‏های وارده به وزارت صنایع و معادن از طریق بایگانی مستقر در طبقه همكف ساختمان شماره 2 این وزارتخانه در یك سیستم مكانیزه ثبت می‏شوند و بر حسب بخشی كه به آن ارجاع داده می‏شوند شماره‏ای به آنها اختصاص داده می‏شود. پس از ارجاع نامه‏ها به قسمت مربوطه بایگانی به  هیچ وجه امكان دستیابی به آخرین وضعیت نامه را ندارد و پی‏گیری‏های آتی بایستی از بخش مربوطه صورت پذیرد. نامه‏های صادره از وزارت صنایع و معادن و نامه‏های داخلی در سیستم كامپیوتری فعلی ثبت نمی‏شوند.
سیستم فعلی مستقر در دبیرخانه طبق سفارش وزارت صنایع (سابق) حدود 5 سال پیش توسط شركت  افكار سیستم تهیه شده است و در محل دبیرخانه بصورت شبكه مورد استفاده قرار می‏گیرد. ایستگاه‏های كاری مستقر در دبیرخانه 6 دستگاه می‏باشد، و از یك ایستگاه كاری به منظور پی‏گیری استفاده می‏شود. سیستم دبیرخانه به دو واحد دیگر در سایر طبقات نیز وصل است، ولی فعلاً در این دو بخش (آمار و اقتصاد بازرگانی) فعال نیست. گر چه سیستم دارای بخشهای متفاوتی است ولی همه بخشها كاربرد ندارد و تنها استفاده‏ای كه از آن می‏شود این است كه بجای ثبت نامه‏های وارده در دفتر، ورود نامه‏ها در كامپیوتر ثبت می‏شود و در همین حد استفاده، كاربران با مشكلی مواجه نمی‏شوند.
سیستم فقط می‏تواند اطلاعات یكسال پیش را برای پی‏گیری در اختیار كاربر خود قرار دهد.چنانچه برگشت نامه‏ها، نامه‏های صادره و گردش مكاتبات بازتابی در این دبیرخانه داشت و ثبت می‏شد، پی‏گیری‏ها با سهولت بیشتری صورت می‏پذیرفت.

2-2- سیستم مكانیزه مكاتبات دفتری (دبیرخانه) مستقر در دفتر وزارتی
سیستم مكانیزه مكاتبات دفتری كه در حال حاضر در دفتر وزارتی مورد استفاده قرار می‏گیرد محصول شركت خبره پرداز پارس است كه توسط شركت گسترش انفورماتیك به عنوان عرضه كننده این نرم‏افزار در طی سال 78 تحت عنوان نرم‏افزارهای “دبیر” و “مدیر”  عرضه می‏گشته است. در نیمه دوم سال 78 پس از به نمایش گذاشتن امكانات این محصولات، مقرر شد كه سیستم‏ها در حوزه وزارتی نصب گردند و با توجه به  ساختار دبیرخانه حوزه وزارتی تغییرات مورد نیاز در سیستم اعمال و نسخه جدید در اواخر سال   78  نصب و راه‏اندازی شده و نسبت به آموزش كاربران نیز اقدامات لازم صورت پذیرفته است. طبق توافق به عمل آمده كارشناسی به طور مرتب برای رفع اشكالات و آموزش كاربران به دفتر مراجعه می‏نموده است.  در سال 79 نیز همین روند ادامه داشته است. ضمن آموزش تغییرات درخواستی توسط كاربران اعلام گردیده كه تمام موارد به گفته شركت مربوطه و كاربران آن انجام شده است، به گونه‏ای كه نرم‏افزار قبلی كه محصول شركت میكرو نرم‏افزار بوده از شش ماهه دوم سال 79 كلاً كنار گذاشته شده و كلیه عملیات توسط این سیستم به ثبت رسیده و می‏رسد.
با توجه به روالی كه به منظور ارزیابی نرم‏افزارهای اتوماسیون اداری در نظر گرفته شد، نرم‏افزار مستقر در محل دفتر وزارتی نیز در محل شركت خبره پرداز پارس مورد ارزیابی قرار گرفت. كاستی مهم و غیر قابل اصلاحی در روال انجام كار سیستم دیده نشد و مسئولین مربوطه آمادگی داشتند در صورت تمایل هر گونه تغییری را در حد متعارف جهت دستیابی به نیازهای مطلوب كاربران اعمال نمایند. در ضمن پس از ارزیابی كلیه نرم‏افزارهای كاندید، این نرم‏افزار با كسب 91 امتیاز از جمله نرم‏افزارهایی است كه جزء نرم‏افزارهای دارای بیش از 85 امتیاز منظور شده است.

3-2- سیستم تهیه شده برای وزارت معادن و فلزات (سابق)
پیرو مذاكرات انجام شده با مسئولین امور اداری وزارت صنایع و معادن و دریافت نامه شماره 01061102  به تاریخ 21/3/1380 آقای دكتر رضا رمضانی خطاب به آقای اسلامی معاون محترم برنامه‏ریزی، توسعه و فناوری وزارت صنایع و معادن مبنی بر آماده بودن سیستم تهیه شده برای وزارت معادن و فلزات (سابق) كه در حال حاضر در شركت ملی فولاد ایران نصب و راه‏اندازی شده است. این نرم‏افزار هم در زمره نرم‏افزارهای كاندید محسوب شد و مانند بقیه نرم‏افزارها، از قابلیت‏ها و توانایی‏های سیستم در محل   شركت رادسامانه بازدید به عمل آمد.
طبق اظهارات آقای دكتر رمضانی، سبك كار شركت رادسامانه بر این است كه سیستم‏ها پس از اینكه حدود 50% آماده شدند در محل كاربر بصورت آزمایشی نصب می‏شوند و در حین كار، هم سیستم‏ها تكمیل می‏شوند و هم نظرات كاربران اعمال می‏شود، این سیستم نیز بصورت آزمایشی زمانی كه در همین حدود تكمیل شده بوده است، در وزارت معادن و فلزات نصب گردیده است. در حال حاضر سیستم در محل شركت ملی فولاد ایران نصب و در حال اجرا است .
سیستم مربوطه مانند سایر نرم‏افزارهای كاندید مورد ارزیابی قرار گرفت ولی نسبت به سایر كاندیدها ویژگی خاصی نداشت.

4-2- شبكه‏های داخلی وزارت صنایع و معادن
وزارت صنایع و معادن در حال حاضر دارای دو ساختمان شماره 1  (خیابان سمیه) و ساختمان     شماره 2 (خیابان موسی كلانتری) است كه ساختمانهای مذكور دارای شبكه‏های داخلی خاص خود هستند و به دلیل اینكه قبل از ادغام وزارت صنایع و وزارت معادن و فلزات تابع تشكیلات اداری مجزایی بوده‏اند، دارای ساختارهای متفاوتی می‏باشند. وضعیت كلی هر یك از ساختمان‏ها از نظر  استقرار شبكه داخلی به شرح   زیر است :


1-4-2- ساختمان شماره 1
به منظور بهره‏برداری از شبكه داخلی مستقر در این ساختمان، تمامی اتاق‏ها كابل كشی شده‏اند و در   صورت نیاز با تأمین رایانه، اتصال به شبكه‏های داخلی در تمام اتاق‏ها و طبقات میسر خواهد بود.
توپولوژی شبكه در این ساختمان ستاره‏ای (Star) است. Backbone  در نظر گرفته شده دارای سرعتی معادل sec/mb100 است و هر یك Nodeها دارای سرعتی معادل sec/mb10 هستند. سه سرویسگر در حال حاضر به منظور نصب سیستم‏ عامل‏های شبكه NT، Novell، MS Windows 2000 Advanced Server مورد استفاده قرار گرفته‏اند. به منظور بهره‏گیری از خدمات اینترنت سرویسگرهای دیگری بكار گرفته شده است از جمله به عنوانMail Server, Proxy Server  . در حال حاضر در كل طبقات ساختمان حداكثر 20 ایستگاه كاری وجود دارد كه در صورت فعال شدن سیستم‏ها، قابلیت افزایش تعداد ایستگاههای كاری وجود دارد.
برخی از ادارات و بخش‏های مستقر در این ساختمان خود دارای شبكه داخلی خاص خود هستند كه  اتصالی به شبكه داخلی ندارند ولی در كنار استفاده از شبكه خاص خود این توان وجود دارد كه به شبكه داخلی هم متصل شوند.

2-4-2- ساختمان شماره 2
در حال حاضر كلیه اتاقهای این ساختمان دارای كابل شبكه نیستند. طبق بررسی خاصی كه در حال  حاضر تحت عنوان “وضعیت موجود سیستم‏های سخت‏افزاری و نرم‏افزاری وزارت صنایع و معادن” در حال انجام است، بین 150 تا 200 اتاق از كل اتاق‏های موجود دارای كابل شبكه هستند. به عبارت دیگر از 40 اتاق موجود در هر طبقه حدوداً 20 اتاق فاقد كابل كشی شبكه هستند، كه پس از تعیین وضعیت نسبت به تكمیل امكانات دسترسی به شبكه داخلی بر اساس سیاست آتی وزارت صنایع و معادن اقدام خواهد شد. توپولوژی شبكه داخلی این ساختمان ستاره‏ای (Star) است. در این ساختمان نیز برخی قسمت‏ها دارای شبكه‏های داخلی خود، مستقل از شبكه داخلی هستند. به عنوان مثال دبیرخانه مستقر در طبقه هم‏كف دارای شبكه‏ای با توپولوژی bus است و خود دارای 6 ایستگاه كاری در طبقه همكف و 2 ایستگاه دیگر در طبقات فوقانی است كه با توجه به توپولوژی مورد استفاده فاقد HUB است. Backbone  در نظر گرفته شده دارای سرعتی  معادل sec/mb100 است و هر یك Nodeها دارای سرعتی معادل sec/mb10 هستند. سیستم عامل مورد استفاده در شبكه NT است و دارای 4 سرویسگر است، برای استفاده از خدمات اینترنت سرویسگرهای دیگری بكار گرفته شده‏اند.

3-4-2- وضعیت ارتباطی دو ساختمان با یكدیگر
در حال حاضر دو ساختمان ارتباطی با یكدیگر ندارند و پس از تعیین وضعیت موجود سیستم‏های سخت‏افزاری و نرم‏افزاری، نسبت به چگونگی ارتباط برقرار كردن بین این دو ساختمان تصمیم‏گیری  خواهد شد. چنانچه سیاست وزارت صنایع و معادن بر این باشد كه سیستم دبیرخانه منتخب در هر دو ساختمان مستقر باشد و ارتباط داشته باشد، این امر مستلزم برقراری ارتباط بین شبكه‏های دو ساختمان است.

3- چگونگی گزینش نرم‏افزار مناسب
پیرو تشخیص شورای فناوری اطلاعات، مبنی بر ضرورت استقرار سیستم اتوماسیون اداری و دبیرخانه مناسب با نیازهای وزارت صنایع و معادن توسط ، آقای مهندس بشارتیان از طرف این شورا طی حكم شماره 10021/50987 مورخ 12/3/1380 مسئول بررسی، امكان سنجی و ارائه راه‏حل در مورد اتوماسیون اداری گردیدند.
با توجه به الویتی كه شورای فناوری اطلاعات در خصوص انتخاب و راه‏اندازی سیستم اتوماسیون اداری قائل شده است، در حد‏اقل زمان ممكن گروهی به منظور شناسایی و ارزیابی دبیرخانه و اتوماسیون اداری تشكیل گردید.

1-3- مفروضات
طی جلساتی كه به منظور شناسایی كسب نظرات مسئولین محترم وزارت صنایع و معادن در زمینه وضعیت فعلی و برنامه آتی گردش مكاتبات وزارتخانه برگزار شد، مفروضات زیر حاصل گردید :
1-1-3- شبكه داخلی وزارت صنایع و معادن از پیش طراحی، نصب و راه‏اندازی شده است و در صورتی كه نیاز به تكمیل یا توسعه داشته باشد، اقدامات لازم صورت خواهد پذیرفت.
2-1-3- ملاحضات امنیتی در خصوص ایمن سازی شبكه داخلی وزارت صنایع و معادن در نظر گرفته شده است.
3-1-3- در بدو امر، سیستم اتوماسیون اداری و دبیرخانه انتخابی، شركتها و سازمانهای تابعه وزارتخانه‏ را شامل نمی‏شود.
4-1-3- سیستم اتوماسیون اداری و دبیرخانه، فعلاً در ساختمانهای شماره 1 و شماره 2 وزارتخانه نصب و راه‏اندازی خواهد شد.
5-1-3- تجهیزات سخت‏افزاری و احیاناً نرم‏افزاری (مثل سیستم عامل شبكه، ایستگاه كاری، پایگاه داده‏ها و…) كه برای راه‏اندازی لازم ‏باشند، در صورتی كه قابل تأمین توسط شركت  عرضه كننده نرم‏افزار اتوماسیون اداری و دبیرخانه نباشند، توسط وزارتخانه تهیه و نصب خواهند شد.
6-1-3- در صورتی كه نرم‏افزارهای مورد ارزیابی قابلیت پشتیبانی از گردش كار(Work Flow) را داشته باشند، الویت خواهند داشت.
7-1-3- برنامه كلی نصب و راه‏اندازی در سه مرحله خواهد بود. در مرحله اول تا سطح رؤسای ادارات مكانیزه خواهد شد، در مرحله دوم كلیه اطاقهای كارشناسان از طریق یك ایستگاه كاری به سیستم متصل خواهند شد و در مرحله سوم كلیه كارشناسان با در اختیار داشتن ایستگاه كاری مستقل به سیستم متصل خواهند شد.
8-1-3- طبق اظهار نظر مدیر كل محترم امور اداری، طی نامه شماره 627801 مورخ 16/4/80 فعلاً سیستم اتوماسیون اداری و دبیرخانه تا سطح رؤسای ادارات اجرا می‏گردد. تعداد این افراد 154 نفر می‏باشد.

2-3- تعیین نیازها
با استفاده از نظرات مسئولین ذیربط، بازدید از سیستم‏های اتوماسیون اداری فعلی مستقر در دفتر وزارتی و دبیرخانه وزارت صنایع و معادن (واقع در ساختمان شماره 2)، وضعیت فعلی و خط‏مشی ‏آتی وزارتخانه   در زمینه اتوماسیون اداری عاید گردید. بر اساس نتایج حاصل در این مرحله نیازها تعیین ‏شدند.

3-3- شناسایی نرم‏افزارهای اتوماسیون اداری موجود در بازار ایران
در این مرحله  اقدام به شناسایی و جمع‏آوری اطلاعات اولیه نرم‏افزارهای اتوماسیون اداری موجود گردید.   به همین منظور از اعضای محترم شورای فناوری اطلاعات و مسئولین محترم وزارت صنایع و معادن نیز خواسته شد كه  چنانچه موردی را مناسب می‏دانند معرفی نمایند تا مورد ارزیابی قرار گیرد. جهت شناسایی شركت‏های عرضه كننده نرم‏افزارهای اتوماسیون اداری و دبیرخانه از اطلاعات موجود در نشریات و سایت‏ اینترنتی شورای عالی انفورماتیك كشور و انجمن شركت‏های انفورماتیك ایران استفاده شد. از بین نرم‏افزارهای دبیرخانه آنهایی كه بر روی شبكه قابل اجرا بودند و اعلام نموده بودند كه برای استفاده   در سازمانهای بزرگ مناسب هستند، برگزیده شدند.
با توجه به اطلاعات كسب شده در خصوص نرم‏افزارهای اتوماسیون اداری و دبیرخانه، با یك بررسی اولیه 15 نرم‏افزار به عنوان كاندید تعیین شدند و مشخصات شركت‏های عرضه‏كننده آنها (مثل نشانی، تلفن، فرد مسئول و…) برای بررسی عمیق‏تر بدست آمد. اسامی نرم‏افزارها و شركت‏های عرضه‏كننده در جدول    شماره 1 درج شده است كه در بخش ارزیابی نرم‏افزارهای كاندید ارائه می‏گردد.

4-3- تعیین پارامترهای ضروری جهت نرم‏افزارهای كاندید
با استفاده از تجربیات قبلی در زمینه سیستم‏های اتوماسیون اداری و مطالعات انجام شده در شورای عالی انفورماتیك كشور، اقدام به تعیین پارامترهای ضروری جهت ارزیابی نرم‏افزار مورد نظر گردید، این   پارامترها در برگیرنده موارد زیر هستند :
1-4-3- مشخصات عمومی نرم‏افزار
2-4-3- نیازها (سخت‏افزاری و نرم‏افزاری)
3-4-3- تعدد دبیرخانه‏ها
4-4-3- امكانات كاربری
5-4-3- امكانات بایگانی اسناد و ضمائم آنها
6-4-3- چگونگی حذف مكاتبات
7-4-3- چگونگی پاراف و امضاء و مهر نامه‏ها
8-4-3- حفاظت و كنترل دسترسی
9-4-3- امكانات پیام رسانی
10-4-3- امكانات ثبت قرار ملاقات‏ها
11-4-3- وجود دفاتر راهنما
12-4-3- امكانات پی‏گیری و گزارش‏گیری
13-4-3- چگونگی تهیه نسخه‏های پشتیبانی
14-4-3- چگونگی ارائه آموزش و خدمات پشتیبانی و رفع اشكال كاربران
15-4-3- چگونگی ارائه نسخه جدید نرم‏افزار
16-4-3- قیمت نرم‏افزار

پس از تعیین پارامترها، به منظور تعدیل و احیاناً اصلاح پارامترهای تعیین شده، از صاحبنظران و اعضای محترم شورای فناوری اطلاعات نظر خواهی شد و در نهایت با اعمال رهنمودهای ارائه شده، معیارها و قابلیت‏های مورد ارزیابی در نرم‏افزارهای اتوماسیون اداری در قالب فرمی در 6 صفحه و با 175 پارامتر نهایی گردید.

5-3- ارزیابی نرم‏افزارهای كاندید
به منظور مراجعه حضوری به شركت‏های عرضه‏كننده نرم‏افزار اتوماسیون اداری كاندید، با استفاده از اطلاعات بدست آمده در مراحل قبلی، با مسئولین ذیربط در شركت‏ها تماس گرفته شده، برنامه‏ای جهت بازدید از قابلیت‏ نرم‏افزارها تعیین گردید و متعاقب آن مطابق با برنامه تعیین شده، شركت‏های عرضه‏كننده   و نرم‏افزارها بصورت حضوری مورد ارزیابی قرار گرفتند و نتایج ارزیابی ثبت شد. در ضمن مشتریان فعلی نرم‏افزار شناسایی شدند تا در مراحل بعدی نرم‏افزارهایی كه دارای امتیاز مناسب هستند از این نظر نیز ارزیابی گردند.
برنامه بازدید از شركتها در جدول شماره 1 درج شده است.

جدول شماره 1 –  نرم افزارهای اتوماسیون اداری و دبیرخانه كاندید و برنامه بازدید از شركتها
ردیف    نام شركت    تاریخ مراجعه    ساعت مراجعه    نام نرم افزار    تماس با    نشانی    تلفن    فاكس
1    خبره پرداز پارس    22/03/80    15:00    اتوماسیون دفتری    آقای اژدری    خ خرمشهر  خ عشقیار ك دوم ش 9 واحد 5    19 و 8737018   
2    آوین تك    29/03/80    13:00    آوین پیك    خانم ممقانی    خ خرمشهر جنب پمپ بنزین ش 96    8767240  و 8747634    8767240
3     راد سامانه - مشاور وزارت معادن و فلزات    30/03/80    14:00    دبیرخانه     دكتر رضا رمضانی    خ خرمشهر  خ عشقیار ك چهارم ش4    8762120    8741620
4    تینا سامانه    02/04/80    13:30    دبیرخانه و مكاتبات    آقای مؤذنی    خ میرداماد م مادر (محسنی) خ شاه نظری ش 37 واحد 18    6 و 2227006    2227008
5    دلتا پردازش    02/04/80    15:30    دبیرخانه    آقای مجید پارساییان    خ آزادی جمالزاده جنوبی مقابل درمانگاه ش 207 ط 3 واحد 4    6433561-09112902889    6432561
6    مشاورین پارس سیستم    03/04/80    13:00    دبیرخانه و كارتابل    خانم امامی    خ  مطهری  خ كوه نور كوی ششم ش 6    8731032  و 8735666    8735389
7    پتسا                         03/04/80    15:00    دبیرخانه (اینترانتی)     خانم قاسمی آقای محمدی    م آرژانتین خ بخارست خ 19 ش 20    8754748    8747761
8     رهیافت    04/04/80    13:00    نما    آقای آقاجانزاذه    خ قائم مقام جنب تهران كلینیك خ شهداء ش  6     8724278 و8724295    8724309
9    همكاران سیستم    04/04/80    14:30    اتوماسیون اداری    آقای نكویی    خ قائم مقام جنب تهران كلینیك خ شهداء ش 28    8715116 و8725863    8715638
10    رز سیستم                  05/04/80    10:00    نامه    آقای شریفی    خ فاطمی  خ دائمی ش 125    8951000    8967879
11     ایزایران    05/04/80    14:00    دبیرخانه    آقایان اخوان نیاكی،كلانتری     میدان نوبنیاد –ساختمان جدید ط 1    2545662       
12    فرامطلق    06/04/80    13:00    زونكن    آقای اسماعیل نیا    خ ولی عصر مقابل پارك ساعی ش 6/1050 برج نگین ساعی واحد 308    07-8714702    87114707
13    مهندسی نرم افزار رایورز    06/04/80    15:00    اتوماسیون اداری    خانم فرجی    خ خالد استامبولی خ 18 ش 30    8721501  و 8721503    8711504
14     طراحان بهینه             10/04/80    9:00    دبیرخانه     آقایان حامد و میری    خ شریعتی پایین تر از بهار شیراز ( پایین تر از ك جوهرچی )  ش 400 ط اول     771640 و 767473     769951
15    برید سامانه نوین           10/04/80    14:00    دبیرخانه    آقای جامی مقدم    نارمك خ سمنگان ش 397    7905974  و 7903120    7904971

 
6-3- گزینش
با استفاده از اطلاعات جمع‏آوری شده در مراحل قبلی، نسبت به ارزش دهی به پارامتر‏ها اقدام شد. از كل 100 امتیاز در نظر گرفته شده، بر حسب اهمیت امتیازهای زیر به بخش‏های مربوطه اختصاص داده شد :
- قابلیت عمومی شركت عرضه ‏كننده نرم‏افزار (با توجه به اهمیت خدمات پشتیبانی و راه‏اندازی كامل نرم‏افزار)                         (30امتیاز)
- تطابق نرم‏افزار با نیازهای وزارت صنایع و معادن (از لحاظ شبكه و تعدد دبیرخانه‏ها و ساختمانها)     (20امتیاز)
- محیط اجرایی و امنیت نرم‏افزار (با در نظر گرفتن ملاحظات امنیتی و شبكه موجود در وزارت صنایع)     (15 امتیاز)
- توانایی نرم‏افزار (از لحاظ امكانات بایگانی، پی‏گیری، كاربری و…)     (30 امتیاز)
- تسهیلات نرم‏افزار (امكانات نرم‏افزار از لحاظ ثبت قرارها، دفاتر راهنما، پیام‏ها و…)     (5 امتیاز)